Hoy - Veelgestelde vragen voor schoolbeheerders


[Algemeen] Wat is de Hoy app?

Hoy is een schoolbreed communicatiemiddel. Via deze app blijven ouders/verzorgers, leerlingen en medewerkers up-to-date van al het nieuws in en rondom school, en ben je makkelijk in contact 📲.


[Algemeen] Op welke apparaten kunnen ouders, leerlingen en medewerkers de app installeren?

De app kan worden geïnstalleerd op smartphone (iPhone of Android-smartphone) of tablet (iPad of Android-tablet).

Ouders, leerlingen en medewerkers die de app niet gebruiken ontvangen de berichten en acties die naar ze worden gestuurd gewoon per mail ✉️. Deze berichten en acties zijn in de meeste gevallen ook via de mail te beantwoorden en komen gewoon bij de schoolbeheerder aan in het schooldashboard en bij mentoren in de app.


[Algemeen] Hoe werkt de synchronisatie van Hoy met onze schooladministratie?

De Hoy app is gekoppeld met jullie schooladministratie 📑 (Magister of Somtoday). Elke nacht worden de wijzigingen gesynchroniseerd, zodat er geen dubbele administratie nodig is. Bij Instellingen is te zien wanneer dit voor het laatst is gebeurd.

Leerlingen (en daarmee hun ouders) die niet meer op actief staan, worden automatisch uit de Hoy omgeving verwijderd.


[Algemeen] Wat gebeurt er als een e-mailadres wordt aanpast in onze schooladministratie?

Hier hebben we rekening mee gehouden 🙋‍♂️. Er verandert niets voor de gebruikers: ze blijven gewoon ingelogd in de app en de volgende keer dat ze willen inloggen (bijv. op een ander apparaat), kunnen ze dat doen via hun nieuwe e-mailadres.


[Uitnodigen] Wat ontvangen gebruikers als ik ze voor de app uitnodig?

Ouders, leerlingen en mentoren ontvangen een mail waarin ze namens de school worden uitgenodigd op de app in te loggen 🏫✉️. Daarin staat een link naar de app in de App Store (iPhone) en Google Play Store (Android) om de app te downloaden en meer informatie over hoe er kan worden ingelogd zonder wachtwoord.

Zeven dagen na de originele uitnodiging ontvangen gebruikers die nog niet op de app zijn ingelogd nog een herinneringsmail.


[Uitnodigen] Sommige ouders en leerlingen hebben geen uitnodigings- of inlogmail ontvangen. Hoe kan dit?

Hoe vervelend het ook is, het komt wel eens voor dat de e-mails van Hoy in de Ongewenst/Spam map terecht komen. Dit komt omdat er vanuit Hoy veel automatische e-mails worden verstuurd. Als ouders en leerlingen deze e-mails markeren als 'geen spam', voorkomen ze dat dit in de toekomst nog eens gebeurt.

Als iemand aangeeft echt geen uitnodigingsmail te hebben ontvangen, kan je bij Gebruikers kijken of diegene wel in jullie schooladministratie staat en echt is uitgenodigd. Ook kan je vanuit zijn/haar profiel een extra uitnodiging versturen.

Vaak lost het probleem zichzelf op: kijk voor de zekerheid even of diegene de app niet toch al in gebruik heeft, met het statusicoontje achter zijn/haar naam.


[Uitnodigen] Een ouder, leerling of medewerker kan via de smartphone/tablet niet bij de inlogmail. Wat nu?

Geen zorgen: ouders, leerlingen en medewerkers kunnen die mail ook op een ander device openen 😌. Zolang ze de app op de smartphone open houden, worden ze gewoon ingelogd als ze op de link in de mail klikken. Vanaf welk device dan ook. Elke keer dat ze proberen in te loggen, wordt er een nieuwe mail gestuurd.


[Uitnodigen] Om op de app in te loggen is er geen wachtwoord nodig, is dat wel veilig?

Jazeker. We koppelen de gebruikers aan de e-mailadressen uit de schooladministratie. Wanneer iemand inlogt op de app zal diegene- in plaats van het invoeren van een wachtwoord - moeten bevestigen dat hij/zij toegang heeft tot dat e-mailadres, door binnen een paar minuten een mail te openen en op een link te klikken 🔗. Zo is er weer één wachtwoord minder!


[Communicatie] Met wie kunnen ouders en leerlingen contact opnemen?

Als ouders en leerlingen een gesprek beginnen zien ze in hun lijst met ontvangers de school (met de naam die je bij Instellingen kan instellen), de relevante mentor(en) en eventuele andere medewerkers die jullie handmatig aan deze ouder/leerling hebben gekoppeld via Gebruikers 💬.


[Communicatie] Wat is het verschil tussen de type berichten?

Als schoolbeheerder en als medewerker kan je ervoor kiezen om een Mededeling, Gesprek of Groepsgesprek aan te maken.

Zowel een Mededeling als Gesprek krijgen alle ontvangers individueel. Zij zien dus niet wie de andere ontvangers zijn. Op een Mededeling kan de ontvanger niet reageren, op een Gesprek wel. (Let op: zodra je een Gesprek archiveert, kan de ontvanger niet meer reageren.)

In een Groepsgesprek kunnen de ontvangers wél op elkaar reageren. Ideaal als je wil overleggen met een groep collega's of een gesprek met twee gescheiden ouders wil starten. Alleen schoolbeheerders en medewerkers kunnen een groepsgesprek aanmaken of sluiten.


[Communicatie] Wat betekent de melding 'Bericht wordt in de achtergrond verzonden'?

Zodra je deze melding ziet, kan je de pagina gewoon verlaten. Op de achtergrond worden alle notificaties en e-mails gewoon verzonden ✅. Als je iets hebt uitgestuurd naar álle gebruikers, kan dit wel een paar minuten duren. Nadat het bericht of de actie is verzonden, komt deze in je berichten- of actiesoverzicht te staan.


[Communicatie] Zien andere schoolbeheerders en ik dezelfde berichten?

Klopt, berichten en acties zijn voor alle schoolbeheerders in te zien 👩‍💻👨‍💻. Stem dus goed af wie welke berichten in behandeling neemt. In de toekomst gaat het ook mogelijk zijn berichten aan elkaar toe te wijzen. N.B. Je kan het het berichtenverkeer tussen medewerkers en ouders/leerlingen niet inzien.


[Communicatie] Wat betekent het schuifje "Selecteer ook secundair contact"?

Soms staan er twee ouders in de schooladministratie voor één leerling 👪. De ouder die in de schooladministratie staat geregistreerd als het eerste contact, is in de app het primaire contact voor de school en mentor. Dat betekent dat diegene altijd de berichten van de school en mentor ontvangt. Als er een tweede contact in de schooladministratie staat, kan je een bericht ook naar diegene sturen door dit schuifje aan te zetten.

Let op: Acties die je uitstuurt naar ouders komen altijd bij beide contacten aan en kunnen maar één keer per leerling worden ingevuld, door een van beide contacten. Beide contacten kunnen ook terugzien wat er is ingevuld.


[Berichtgeving] Worden er mails gestuurd naar personen die de app niet in gebruik hebben? Hoe werkt dat?

Ja, we willen dat jullie er zeker van kunnen zijn dat de berichten via Hoy aankomen. Juist zo wordt de schoolcommunicatie een stuk simpeler. Daarom sturen we iedereen die wél is uitgenodigd voor jullie Hoy omgeving maar de app niet in gebruik heeft, de app te lang niet heeft gebruikt (14 dagen) of een bericht/actie niet heeft gezien (na 3 dagen), alsnog een mailtje 📬.

In de meeste gevallen zijn deze berichten en acties ook via de mail te beantwoorden of in te vullen.


[Overig] Een medewerker staat niet met de juiste functie weergeven.

Dat betekent waarschijnlijk dat de medewerker in de schooladministratie (Magister of Somtoday) twee functies heeft. Alleen de eerste functie van een medewerker wordt uit de schooladministratie overgenomen in Hoy. Dit kan in Magister of Somtoday worden aangepast ✅.


[Overig] Is er ook een Veelgestelde Vragen voor ouders, leerlingen en medewerkers?

Er is ook een Veelgestelde Vragen beschikbaar voor ouders (https://hoy.app/faq/parent), leerlingen (https://hoy.app/faq/student) en medewerkers (https://hoy.app/faq/teacher). Deze kunnen ouders, leerlingen en medewerkers inzien in de app, via de uitnodiging voor de app of via de website van de Hoy app.


[Overig] Hoe wordt de privacy gewaarborgd?

We onderschrijven het privacy convenant dat o.a. door de VO-raad, PO-raad en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is opgesteld. Dat betekent dat wij onder andere de daarin gestelde veiligheidsmaatregelen implementeren in overleg met de school 🔒. Derde partijen krijgen nooit toegang tot de gegevens die de school ons verstrekt, behalve als de school ons dit nadrukkelijk verzoekt.

Ben je benieuwd naar onze maatregelen, of heb je een andere vraag? Laat het ons weten!