Hoy - Veelgestelde vragen voor schoolbeheerders


Wat is de hoy app?

Hoy is de app voor communicatie tussen de school, mentoren en ouders/verzorgers. Via deze app blijft iedereen up-to-date van al het nieuws en ben je makkelijk in contact met ouders/verzorgers 📲.


Op welke apparaten kunnen ouders en medewerkers de app installeren?

De app kan worden geïnstalleerd op smartphone (iPhone of Android-smartphone) of tablet (iPad of Android-tablet).

Ouders die de app niet gebruiken ontvangen de berichten en taken die naar ze worden gestuurd gewoon per mail ✉️. Deze berichten en taken zijn in de meeste gevallen ook via de mail te beantwoorden en komen gewoon bij de schoolbeheerder aan in het schooldashboard en bij mentoren in de app.


Met wie kunnen ouders contact opnemen?

Als ouders een gesprek beginnen zien ze in hun lijst met ontvangers de school (met de naam die je bij Instellingen kan instellen), de mentor van hun kind en eventuele andere medewerkers die jullie aan de ouders hebben gekoppeld in het tabblad Medewerkers 💬.


Zien andere schoolbeheerders en ik dezelfde berichten?

Klopt, berichten en taken zijn voor alle schoolbeheerders in te zien 👩‍💻👨‍💻. Stem dus goed af wie welke berichten in behandeling neemt. In de toekomst gaat het ook mogelijk zijn berichten aan elkaar toe te wijzen. N.B. Je kan het het berichtenverkeer tussen medewerkers en ouders/leerlingen niet inzien.


De melding 'Bezig met verzenden' blijft bij mij staan. Wat betekent dat?

Zodra je de melding 'Bezig met verzenden' ziet, kan je de pagina gewoon verlaten. Op de achtergrond worden alle notificaties en mails gewoon verzonden ✅. Als je iets hebt uitgestuurd naar álle gebruikers, kan dit wel een paar minuten duren. Nadat het bericht of de taak is verzonden, komt deze in je berichten- of takenoverzicht te staan.


Wat betekent het schuifje "Selecteer ook secundair contact"?

Soms staan er twee ouders/verzorgers in de schooladministratie voor één leerling 👪. De ouder/verzorger die in de schooladministratie staat geregistreerd als het eerste contact, is in de app het primaire contact voor de school en mentor. Dat betekent dat diegene altijd de berichten van de school en mentor ontvangt. Als er een tweede contact in de schooladministratie staat, kan je een bericht ook naar diegene sturen door dit schuifje aan te zetten.

Taken die je uitstuurt komen altijd bij beide contacten aan en kunnen maar één keer per leerling worden ingevuld, door een van beide contacten. Beide contacten kunnen ook terugzien wat er is ingevuld.


Sommige ouders hebben geen uitnodigings- of inlogmail ontvangen. Hoe kan dit?

Hoe vervelend het ook is, het komt wel eens voor dat de e-mails van hoy in de Ongewenst/Spam map terecht komen. Dit komt omdat er vanuit hoy veel automatische e-mails worden verstuurd. Als ouders/verzorgers deze e-mails markeren als 'geen spam', voorkomen ze dat dit in de toekomst nog eens gebeurt.

Als een ouder/verzorger aangeeft echt geen uitnodigingsmail te hebben ontvangen, kan je bij het tabje Ouders kijken of de ouder/verzorger wel in jullie schooladministratie staat en of diegene is uitgenodigd. Vaak lost het probleem zichzelf op: kijk voor de zekerheid even of een ouder de app niet toch al in gebruik heeft, met het statusicoontje achter de naam van een ouder.


Wat ontvangen ouders en mentoren als ik ze voor de app uitnodig?

Ouders en mentoren ontvangen een mail waarin ze namens de school worden uitgenodigd op de app in te loggen 🏫✉️. Daarin staat een link naar de app in de App Store (iPhone) en Google Play Store (Android) om de app te downloaden en meer informatie over hoe er kan worden ingelogd zonder wachtwoord.

Zeven dagen na de originele uitnodiging ontvangen ouders die nog niet op de app zijn ingelogd nog een herinneringsmail.


Om op de app in te loggen is er geen wachtwoord nodig, is dat wel veilig?

Jazeker. We koppelen de gebruikers aan de e-mailadressen uit de schooladministratie. Wanneer iemand inlogt op de app zal diegene- in plaats van het invoeren van een wachtwoord - moeten bevestigen dat hij/zij toegang heeft tot dat e-mailadres, door binnen een paar minuten een mail te openen en op een link te klikken 🔗. Zo is er weer één wachtwoord minder!


Wat gebeurt er als het e-mailadres van een ouder wordt aanpast in onze schooladministratie?

Hier hebben we rekening mee gehouden 🙋‍♂️. Er verandert niets voor de ouders: ze blijven gewoon ingelogd in de app en de volgende keer dat ze willen inloggen (bijv. op een ander apparaat), kunnen ze dat doen via hun nieuwe e-mailadres.


Een ouder kan via de smartphone/tablet niet bij de inlogmail. Wat nu?

Geen zorgen, ouders/verzorgers en medewerkers kunnen die mail ook op een ander device openen 😌. Zolang ze de app op de smartphone open houden, worden ze gewoon ingelogd als ze op de link in de mail klikken. Vanaf welk device dan ook. Elke keer dat ze proberen in te loggen, wordt er een nieuwe mail gestuurd.


Worden er mails gestuurd naar ouders die de app niet in gebruik hebben? Hoe werkt dat?

Ja, we willen dat jullie er zeker van kunnen zijn dat de berichten via hoy aankomen. Juist zo wordt de oudercommunicatie een stuk simpeler. Daarom sturen we elke gebruiker die de app niet in gebruik heeft, de app te lang niet heeft gebruikt (14 dagen) of een bericht/taak niet heeft gezien (na 3 dagen), alsnog een mailtje 📬. In de meeste gevallen zijn deze berichten en taken ook via de mail te beantwoorden of in te vullen. Let op: hiervoor moet een


Hoe werkt de synchronisatie van hoy met onze schooladministratie?

De hoy app is gekoppeld met jullie schooladministratie 📑 (Magister of Somtoday). Elke nacht worden de wijzigingen gesynchroniseerd, zodat er geen dubbele administratie nodig is. Bij Instellingen is te zien wanneer dit voor het laatst is gebeurd.

Leerlingen (en daarmee hun ouders) die niet meer op actief staan, worden automatisch uit de hoy app verwijderd.


Hoe wordt de privacy gewaarborgd?

We onderschrijven het privacy convenant dat o.a. door de VO-raad, PO-raad en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is opgesteld. Dat betekent dat wij onder andere de daarin gestelde veiligheidsmaatregelen implementeren in overleg met de school 🔒. Derde partijen krijgen nooit toegang tot de gegevens die de school ons verstrekt, behalve als de school ons dit nadrukkelijk verzoekt.


Is er ook een Veelgestelde Vragen voor ouders en mentoren?

Er is ook een Veelgestelde Vragen beschikbaar voor ouders (https://hoy.app/faq/parent) en mentoren (https://hoy.app/faq/teacher). Deze kunnen ouders en mentoren inzien in de app, via de uitnodiging voor de app of via de website van de hoy app.

Ben je benieuwd naar onze maatregelen, of heb je een andere vraag? Laat het ons weten!