Hoy - Veelgestelde vragen voor mentoren


Wat is de hoy app?

Hoy is de app voor communicatie tussen de school, jou als mentor of medewerker en ouders/verzorgers. Via deze app blijf je up-to-date van al het nieuws en ben je makkelijk in contact met ouders/verzorgers 📲.


Op welke apparaten kan ik de app installeren?

Je kan de app installeren op je smartphone (iPhone of Android-smartphone) of tablet (iPad of Android-tablet). Als je de app (nog) niet hebt geïnstalleerd, krijg je de berichten en taken die door ouders/verzorgers naar je worden verstuurd gewoon per e-mail ✉️.


Hoe kan ik inloggen?

We koppelen je account aan je e-mailadres uit de schooladministratie. Als je inlogt op de app, bevestig je dat je toegang hebt tot dat e-mailadres: je vult het adres in en ontvangt direct een mail met een link waarop je moet klikken 🔗. Zo heb je één wachtwoord minder!


De e-mails van hoy komen in mijn spambox, wat nu?

Hoe vervelend het ook is, het komt wel eens voor dat de e-mails van hoy in de Ongewenst/Spam map terecht komen. Dit komt omdat er vanuit hoy veel automatische e-mails worden verstuurd. Als je deze e-mails markeert als 'geen spam', voorkom je dat dit in de toekomst nog eens gebeurt.


Ik kan via mijn smartphone/tablet niet bij mijn e-mail. Wat nu?

Geen zorgen, je kan de e-mail ook op een ander device openen 😌. Zolang je de app op je smartphone/tablet open houdt, word je gewoon ingelogd als je op de link in de e-mail klikt. Vanaf welk device dan ook. Elke keer dat je probeert in te loggen, wordt er een nieuwe e-mail gestuurd.


Met wie kan ik contact opnemen via de app?

Als mentor kan je in de app in ieder geval contact opnemen met de ouders/verzorgers van je mentorklas. Eventueel zijn er ook andere ouders/verzorgers beschikbaar als ontvanger (bijv. als je decaan of leerlingcoördinator bent), als de school deze aan je heeft toegewezen. (Datzelfde geldt als je geen mentor bent.)

Als je een ouder/verzorger mist in de lijst ontvangers, is deze niet voor de app uitgenodigd. Waarschijnlijk is er dan geen e-mailadres bekend in de schooladministratie. Dit is simpel op te lossen door het e-mailadres van de ouder toe te (laten) voegen in de schooladministratie. Hoy wordt elke nacht gesynchroniseerd, waarna deze ouder kan worden uitgenodigd 🙌.

Ouders/verzorgers die de app (nog) niet in gebruik hebben, ontvangen mails van je berichten en taken. De taken (formulieren of afspraakplanners) zijn ook gewoon door de ouder/verzorger in te vullen via de mail.

Om een gesprek te starten via de app, ga je naar het derde tabblad (Inbox). Hier vind je rechtsboven een icoontje waarmee je een nieuw gesprek start 💬.


Wat betekenen het grijze en blauwe vinkje bij een bericht?

Een grijs vinkje onder een bericht, betekent dat het is verstuurd. Als het vinkje blauw wordt, is het bericht gelezen. Andersom kan de ouder/verzorger niet zien of jij een bericht hebt gelezen.

Sommige ouders/verzorgers hebben de app (nog) niet in gebruik en ontvangen mails van jouw berichten en taken. Als de ouder/verzorger het bericht via mail heeft gelezen, blijft het vinkje grijs. (Je kan zien of de ouder/verzorger de app in gebruik heeft of mails ontvangt, door op zijn/haar naam te tikken.)


Hoe archiveer ik een bericht?

Je archiveert een bericht door naar links te swipen in de inbox of door in het bericht op het 'archiveer'-icoontje rechtsboven te tikken 📥.

Als je een gesprek archiveert, kan een ouder/verzorger daar later niet meer op reageren. Wil diegene alsnog een bericht sturen, dan moet hij/zij een nieuw gesprek beginnen.


Waarom ontvang ik e-mails van bepaalde berichten?

Je krijgt automatisch een reminder als je de app al een tijdje niet hebt gebruikt of een bericht niet hebt gezien. Zo zorgen we ervoor dat je niks mist 📬.


Hoe werkt het "snoozen" van notificaties?

Via Notificaties (onder Instellingen) kan je aangeven op welke dagen en/of tijden je geen notificaties wil ontvangen. Wij snappen ook dat je in het weekend of ‘s avonds liever niet gestoord wil worden 😌.

Heb je ingevuld dat je de hele dag geen notificaties wil ontvangen? Deze komen dan netjes de volgende ochtend pas aan 📲.


Hebben ouders toegang tot mijn telefoonnummer?

De hoy app geeft ouders geen toegang tot je telefoonnummer 📞. Ze zien alleen je account, en kunnen je benaderen door je een bericht te sturen in de app. Je account is gekoppeld aan de ouders van je klas, op basis van de schooladministratie.


Hoe open ik een PDF-bestand?

Als je een PDF-bestand niet kunt openen via de app zelf, kan je de link ingedrukt houden om het linkadres te kopiëren. Als je dit linkadres vervolgens plakt in een internetbrowser (bijv. Chrome of Firefox) kun je het PDF-bestand zien 📄📲.


Kan ik de app op meerdere apparaten gebruiken?

Zeker! Als je de app ook op een ander apparaat wil installeren, bijv. op je tablet, dan kan je gewoon inloggen met hetzelfde e-mailadres. Alle notificaties komen op beide apparaten aan en de berichten en taken worden automatisch gesynchroniseerd ✅.


Wat betekent het schuifje "Selecteer ook secundair contact"?

Soms staan er twee ouders/verzorgers in de schooladministratie voor één leerling 👪. De ouder/verzorger die in de schooladministratie staat geregistreerd als het eerste contact, is in de app het primaire contact voor die leerling. Dat betekent dat diegene altijd de berichten van de school en mentor ontvangt. Als er een tweede contact in de schooladministratie staat, kan je een bericht ook naar diegene sturen door dit schuifje aan te zetten.

Taken die je uitstuurt komen altijd bij beide contacten aan en kunnen maar één keer per leerling worden ingevuld, door een van beide contacten. Beide contacten kunnen ook terugzien wat er is ingevuld.


Hoe gaat de app om met mijn privacy?

We onderschrijven het privacy convenant dat o.a. door de VO-raad, PO-raad en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is opgesteld. Dat betekent dat wij onder andere de daarin gestelde veiligheidsmaatregelen implementeren in overleg met de school 🔒. Derde partijen krijgen nooit toegang tot de persoonsgegevens en data die de school ons verstrekt, behalve als de school ons dit nadrukkelijk verzoekt.


Hoe kan ik uitloggen?

Onder het tabblad 'Instellingen' in de app, zie je rechtsboven een slotje 🔒. Als je daarop tikt word je uitgelogd.

Ben je benieuwd naar onze maatregelen, of heb je nog andere vragen? Laat het ons weten!