Hoy - Veelgestelde vragen voor mentoren


[Algemeen] Wat is de Hoy app?

Hoy is een schoolbreed communicatiemiddel. Via deze app blijf je up-to-date van al het nieuws in en rondom school, en ben je makkelijk in contact met ouders/verzorgers, leerlingen en collega's 📲.


[Algemeen] Op welke apparaten kan ik de app installeren?

Je kan de app installeren op je smartphone (iPhone of Android-smartphone) of tablet (iPad of Android-tablet). Als je de app (nog) niet hebt geïnstalleerd, krijg je de berichten en acties die naar je worden verstuurd gewoon per e-mail ✉️.


[Algemeen] Kan ik de app op meerdere apparaten gebruiken?

Zeker! Als je de app ook op een ander apparaat wil installeren, bijv. op je tablet, dan kan je gewoon inloggen met hetzelfde e-mailadres. Alle notificaties komen op beide apparaten aan en de berichten en acties worden automatisch gesynchroniseerd ✅.


[Algemeen] Hoe open ik een PDF-bestand?

Als je een PDF-bestand niet kunt openen via de app zelf, kan je de link ingedrukt houden om het linkadres te kopiëren. Als je dit linkadres vervolgens plakt in een internetbrowser (bijv. Chrome of Firefox) kun je het PDF-bestand zien 📄📲.


[Inloggen] Hoe kan ik inloggen?

We koppelen je account aan je e-mailadres uit de schooladministratie. Als je inlogt op de app, bevestig je dat je toegang hebt tot dat e-mailadres: je vult het adres in en ontvangt direct een mail met een link waarop je moet klikken 🔗. Zo heb je één wachtwoord minder!

Heb je de e-mail om in te loggen niet gekregen? Kijk voor de zekerheid in je Ongewenst/Spam map.


[Inloggen] Ik kan via mijn smartphone/tablet niet bij mijn e-mail. Wat nu?

Geen zorgen, je kan de e-mail ook op een ander device openen 😌. Zolang je de app op je smartphone/tablet open houdt, word je gewoon ingelogd als je op de link in de e-mail klikt. Vanaf welk device dan ook. Elke keer dat je probeert in te loggen, wordt er een nieuwe e-mail gestuurd.


[Inloggen] Hoe kan ik uitloggen?

Onder het tabblad 'Instellingen' in de app, zie je rechtsboven een slotje 🔒. Als je daarop tikt word je uitgelogd.


[Communicatie] Met wie kan ik contact opnemen via de app?

Als mentor kan je in de app in ieder geval contact opnemen met de ouders/verzorgers van je mentorklas. Indien jullie school er ook voor heeft gekozen leerlingen uit te nodigen voor de app, zijn deze ook beschikbaar als ontvangers. Daarnaast kan je contact opnemen of overleggen met collega's.

Eventueel zijn er ook andere groepen ouders en leerlingen beschikbaar als ontvanger (bijv. als je decaan of leerlingcoördinator bent), als de school deze aan je heeft toegewezen. Datzelfde geldt als je geen mentor bent.

Als je een ouder of leerling mist in de lijst ontvangers, is deze niet voor de app uitgenodigd. Waarschijnlijk is er dan geen e-mailadres bekend in de schooladministratie. Dit is simpel op te lossen door het e-mailadres toe te (laten) voegen in de schooladministratie. Hoy wordt elke nacht gesynchroniseerd, waarna deze ouder of leerling kan worden uitgenodigd 🙌.

Personen die wel zijn uitgenodigd maar de app (nog) niet in gebruik hebben, ontvangen e-mails van je berichten en acties. De acties (formulieren of afspraakplanners) zijn ook door de ontvangers in te vullen via deze e-mails.

Om een bericht te versturen via de app, ga je naar het derde tabblad (Inbox). Hier vind je rechtsboven een icoontje waarmee je een nieuw bericht aanmaakt 💬.


[Communicatie] Wat is het verschil tussen de type berichten?

Als medewerker kan je ervoor kiezen om een Mededeling, Gesprek of Groepsgesprek aan te maken.

Zowel een Mededeling als Gesprek krijgen alle ontvangers individueel. Zij zien dus niet wie de andere ontvangers zijn. Op een Mededeling kan de ontvanger niet reageren, op een Gesprek wel. (Let op: zodra je een Gesprek archiveert, kan de ontvanger niet meer reageren.)

In een Groepsgesprek kunnen de ontvangers wél op elkaar reageren. Ideaal als je een klassenapp met je leerlingen wil aanmaken, wil overleggen met je team of een gesprek met twee gescheiden ouders wil starten. Alleen medewerkers kunnen een groepsgesprek aanmaken of sluiten.


[Communicatie] Wat betekenen het grijze en blauwe vinkje bij een bericht?

Een grijs vinkje onder een bericht betekent dat het is verstuurd. Als het vinkje blauw wordt, is het bericht gelezen. Andersom kunnen ouders en leerlingen niet zien of jij een bericht hebt gelezen.

Sommige ouders en leerlingen hebben de app (nog) niet in gebruik en ontvangen e-mails van jouw berichten en acties. Als deze persoon het bericht via e-mail heeft gelezen, blijft het vinkje grijs. (Je kan zien of diegene de app in gebruik heeft of e-mails ontvangt, door op de blauwe balk met zijn/haar naam te tikken.)


[Communicatie] Hoe archiveer ik een bericht?

Je archiveert een bericht door naar links te swipen in de inbox of door in het bericht op het 'archiveer'-icoontje rechtsboven te tikken 📥.

Als je een gesprek archiveert, kan een ouder of leerling daar later niet meer op reageren. Wil diegene alsnog een bericht sturen, dan moet hij/zij een nieuw gesprek beginnen.


[Communicatie] Wat betekent het schuifje "Selecteer ook secundair contact"?

Soms staan er twee ouders/verzorgers in de schooladministratie voor één leerling 👪. De ouder/verzorger die in de schooladministratie staat geregistreerd als het eerste contact, is in de app het primaire contact voor die leerling. Dat betekent dat diegene altijd de berichten van de school en mentor ontvangt. Als er een tweede contact in de schooladministratie staat, kan je een bericht ook naar diegene sturen door dit schuifje aan te zetten.

Acties die je uitstuurt komen altijd bij beide contacten aan en kunnen maar één keer per leerling worden ingevuld, door een van beide contacten. Beide contacten kunnen ook terugzien wat er is ingevuld.


[Rooster] Kan ik mijn rooster in de app checken?

De school kiest ervoor om de app te koppelen met de roosteromgeving, waarna we jouw lesrooster in de app tonen 🗓.

Zie je het rooster niet? Dan heeft de school ervoor gekozen dit niet te doen.


[Rooster] Kan ik ook mijn roosterwijzigingen zien?

Je rooster in de app is altijd up to date. We werken momenteel hard om de wijzigingen zo overzichtelijk mogelijk voor je op een rijtje te zetten 🗓.


[Berichtgeving] Hoe werkt het "snoozen" van notificaties?

Via Notificaties (onder Instellingen) kan je aangeven op welke dagen en/of tijden je geen notificaties wil ontvangen. Wij snappen ook dat je in het weekend of ‘s avonds liever niet gestoord wil worden 😌.

Heb je ingevuld dat je de hele dag geen notificaties wil ontvangen? Deze komen dan netjes de volgende ochtend pas aan 📲.


[Berichtgeving] Waarom ontvang ik e-mails van bepaalde berichten en acties?

Je krijgt automatisch een reminder als je de app al een tijdje niet hebt gebruikt of een bericht niet hebt gezien. Zo zorgen we ervoor dat je niks mist 📬.


[Berichtgeving] De e-mails van Hoy komen in mijn spambox, wat nu?

Hoe vervelend het ook is, het komt wel eens voor dat de e-mails van Hoy in de Ongewenst/Spam map terecht komen. Dit komt omdat er vanuit Hoy veel automatische e-mails worden verstuurd. Als je deze e-mails markeert als 'geen spam', voorkom je dat dit in de toekomst nog eens gebeurt.


[Profiel] Hebben ouders en leerlingen toegang tot mijn telefoonnummer?

De Hoy app geeft ouders en leerlingen geen toegang tot je telefoonnummer 📞. Ze zien alleen je account, en kunnen je benaderen door je een bericht te sturen in de app. Je account is automatisch gekoppeld aan de ouders en leerlingen van je mentorgroep(en) op basis van de schooladministratie.


[Profiel] Hoe gaat de app om met mijn privacy?

We onderschrijven het privacy convenant dat o.a. door de VO-raad, PO-raad en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is opgesteld. Dat betekent dat wij onder andere de daarin gestelde veiligheidsmaatregelen implementeren in overleg met de school 🔒. Derde partijen krijgen nooit toegang tot de persoonsgegevens en data die de school ons verstrekt, behalve als de school ons dit nadrukkelijk verzoekt.

Ben je benieuwd naar onze maatregelen, of heb je nog andere vragen? Laat het ons weten!